Privacystatement

Communicatie Cockpit B.V. (hierna: "wij") is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in dit privacy statement worden beschreven. Wij verwerken persoonsgegevens van klanten, gebruikers van onze software, prospects, partners, bezoekers van onze website en journalisten in onze mediadatabase.

In dit privacy statement leggen we uit welke gegevens we verwerken, waarom, op welke grondslag, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

Dit statement gaat over onze eigen bedrijfsvoering: verkoop, marketing, klantrelaties, support en onze mediadatabase. Voor persoonsgegevens die onze klanten zelf in de Communicatie Cockpit vastleggen zijn wij verwerker en is onze klant verwerkingsverantwoordelijke. Die verwerking is geregeld in de verwerkersovereenkomst met de klant.

Welke persoonsgegevens verwerken wij en waar komen ze vandaan

Van (potentiële) klanten, partners en websitebezoekers die contact met ons opnemen:

• Naam, zakelijk adres en vestigingsplaats
• Telefoonnummer en e-mailadres
• Bedrijf en functie
• Contactgeschiedenis, zoals e-mails, gespreksnotities, demo's en offertes

Van klanten en gebruikers van onze software daarnaast:

• Factuur- en betaalgegevens
• Gegevens over je gebruik van onze software en e-mails (open- en klikgedrag)

De meeste gegevens ontvangen we van jou zelf, bijvoorbeeld als je een demo, testaccount, offerte of nieuwsbrief aanvraagt of een overeenkomst met ons sluit. Daarnaast gebruiken we openbaar beschikbare zakelijke informatie, zoals de website van je organisatie, het Handelsregister en zakelijke profielen, en gegevens die we via partners, evenementen of andere bronnen ontvangen. We gebruiken alleen zakelijke contactgegevens.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens en op welke grondslag

We verwerken niet meer persoonsgegevens dan nodig is voor de doelen hieronder. Als we je om gegevens vragen, laten we weten of je die verplicht moet geven en wat er gebeurt als je dat niet doet.

Bij verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang hebben we afgewogen dat jouw belangen en rechten niet zwaarder wegen. Je kunt altijd bezwaar maken (zie Jouw rechten).

Journalisten in onze mediadatabase

De Communicatie Cockpit bevat een mediadatabase met gegevens van journalisten en andere mediaprofessionals. Onze klanten gebruiken die om journalisten te vinden die over hun onderwerpen schrijven en hen relevante informatie te sturen, zoals persberichten. Voor deze database zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.

Welke gegevens. We nemen alleen gegevens op die met je werk als journalist te maken hebben:

• Naam
• Het medium of de media waarvoor je werkt, je functie en de onderwerpen waarover je schrijft
• Zakelijke contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummer
• Openbare zakelijke profielen op sociale media
• Verwijzingen naar je publicaties

We nemen geen privéadressen of andere privégegevens op.

Bronnen. We halen deze gegevens uit openbare bronnen, zoals colofons, websites van media en openbare zakelijke profielen, of je geeft ze zelf aan ons door.

Grondslag. We verwerken deze gegevens op basis van gerechtvaardigd belang: het belang van onze klanten om journalisten gericht te informeren, en jouw belang om informatie te ontvangen die relevant is voor je werk. Ook openbare gegevens zijn persoonsgegevens, dus we gaan er net zo zorgvuldig mee om als met andere gegevens.

Wie heeft toegang. Onze klanten die de mediadatabase gebruiken. Zij mogen de gegevens alleen gebruiken om je te benaderen over onderwerpen die voor jou relevant zijn. Voor hoe zij je benaderen zijn ze zelf verantwoordelijk.

Informeren. We laten het je weten wanneer je bent opgenomen in de mediadatabase.

Bewaartermijn. We controleren de gegevens regelmatig en verwijderen ze als je niet meer als journalist werkt.

Aanpassen of verwijderen. Je kunt ons altijd vragen je gegevens aan te passen of je uit de mediadatabase te verwijderen. Maak je bezwaar, dan verwijderen we je profiel. We houden alleen je naam en e-mailadres bij op een blokkeerlijst, zodat we je niet opnieuw opnemen.

Gebruik van AI-tools

We gebruiken AI-assistentie (Claude van Anthropic) om ons verkoop- en accountbeheer te ondersteunen. Denk aan het samenvatten van gesprekken, het voorbereiden van e-mails en offertes en het bijhouden van de opvolging. Daarbij kunnen je zakelijke contactgegevens en contactgeschiedenis worden verwerkt.

• We gebruiken hiervoor een zakelijk abonnement met een verwerkersovereenkomst.
• Anthropic gebruikt deze gegevens niet om haar AI-modellen te trainen.
• We voeren niet meer gegevens in dan nodig is.
• Een medewerker beoordeelt altijd de uitkomst. Er worden geen beslissingen over jou volledig automatisch genomen.

Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

We nemen geen besluiten over jou die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen hebben of je in aanmerkelijke mate treffen (art. 22 AVG).

Wel stemmen we onze communicatie af op wat voor jou relevant lijkt, bijvoorbeeld op basis van je functie, organisatie of eerdere interesse in onze diensten. Je kunt hier altijd bezwaar tegen maken.

Ontvangers en verwerkers

We verstrekken je persoonsgegevens alleen aan derden als we daartoe wettelijk verplicht zijn of als je daarvoor toestemming hebt gegeven. De enige uitzondering zijn de gegevens van journalisten in onze mediadatabase: die zijn beschikbaar voor onze klanten (zie Journalisten in onze mediadatabase). Andere persoonsgegevens verkopen, verhuren of leasen we nooit aan derden.

Voor onze dienstverlening schakelen we verwerkers in. Zij verwerken persoonsgegevens alleen in onze opdracht, niet voor eigen doeleinden, en we hebben met hen een verwerkersovereenkomst gesloten.

Op verzoek sturen we je een overzicht van de verwerkers die we gebruiken.

Doorgifte buiten de EER

We verwerken persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Sommige verwerkers, zoals Anthropic, zijn gevestigd in of verwerken gegevens in de Verenigde Staten.

Bij doorgifte buiten de EER zorgen we voor passende waarborgen zoals:

• standaardcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie, die onderdeel zijn van onze verwerkersovereenkomst.
• Adequaatheidsbesluit, zoals het EU-US Data Privacy Framework voor daar gecertificeerde bedrijven.

Hoe lang bewaren wij je gegevens

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze verzamelen, tenzij de wet een langere termijn voorschrijft.

Beveiliging

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en onrechtmatige verwerking. Communicatie Cockpit is ISO 27001-gecertificeerd.

Cookies

Onze website en software gebruiken alleen functionele cookies. Die zijn nodig om de website en software goed te laten werken, bijvoorbeeld om je ingelogd te houden of je voorkeuren te onthouden. Voor deze cookies is geen toestemming nodig.

We gebruiken geen tracking cookies en geen analytische cookies. We plaatsen geen cookies om je surfgedrag te volgen, profielen op te bouwen of advertenties te tonen, en we laten derden dat ook niet doen.

Je kunt cookies altijd verwijderen of blokkeren via de instellingen van je browser. Sommige onderdelen van de website of software werken dan mogelijk niet meer goed.

Jouw rechten

Je hebt de volgende rechten:

• Inzage: weten welke persoonsgegevens we van je verwerken, waarom en hoe.
• Rectificatie: onjuiste gegevens laten corrigeren of aanvullen.
• Verwijdering: je gegevens laten wissen. Soms moeten we gegevens bewaren vanwege een wettelijke plicht, zoals de fiscale bewaarplicht.
• Beperking: de verwerking tijdelijk laten stopzetten, bijvoorbeeld terwijl we een verzoek beoordelen.
• Bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Bezwaar tegen direct marketing honoreren we altijd; je kunt je ook afmelden via de link in elke commerciële e-mail. Bij ander bezwaar staken we de verwerking, tenzij we dwingende gerechtvaardigde gronden kunnen aantonen.
• Overdraagbaarheid: gegevens die je ons zelf hebt gegeven, op basis van toestemming of overeenkomst, ontvangen in een gangbaar digitaal formaat.
• Toestemming intrekken: als we gegevens verwerken op basis van toestemming, kun je die altijd intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor verwerking die al eerder plaatsvond.

Je rechten uitoefenen

Neem contact met ons op via onderstaande gegevens. Dit is kosteloos, behalve bij misbruik. We reageren binnen een maand. Hebben we meer tijd nodig, dan laten we je dat binnen die maand weten; de termijn kan met maximaal twee maanden worden verlengd.

We kunnen je vragen je identiteit aan te tonen, zodat we gegevens niet aan de verkeerde persoon geven. We vragen niet standaard om een kopie van je identiteitsbewijs. Is dat toch nodig, scherm dan je pasfoto en burgerservicenummer af.

Kunnen we niet aan je verzoek voldoen, dan leggen we uit waarom.

Klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op. Je hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

We kunnen dit privacy statement aanpassen. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging. Willen we gegevens voor een nieuw doel gebruiken dat niet in dit statement staat, dan informeren we je vooraf en vragen we waar nodig je toestemming.

Contact

Communicatie Cockpit B.V.
Scheepswerf 9
1271 GB Huizen
info@communicatie-cockpit.nl